医疗技术管理必杀技（一）：设备管理先要摸清家底

医疗机构的正常运行离不开建筑、设备、耗材等形形色色的有形资产，对这些资产的管理涵盖了从制定设备发展规划、建立管理体系、制定预算、采购调试、安全运营、维护到财务管理等各个环节，管理者面对如此错综复杂又事无巨细的大摊子，要怎么入手？

两军开战前先搞清家底无疑是首要的事情，不知道自己有几杆枪、几门炮，怎么上战场？医院要正常提供服务，同样要首先搞清自己所有设备的情况。今天我们就来聊聊具体的做法。

厘清“未知”是首要

有效设备管理的前提是对当前的库存和供应物品有清晰的了解——你需要知晓设备的价值（数量和价格），因为财务规划不能靠猜测；你还需大致了解设备相关行为的开支，如培训和维护；最后，为帮助你有效地制定预算，你还需确定设备的使用率，这样才能对所需的投入进行现实的评估。

在执行任何规划或预算之前，需要确定从哪里开始着手。因此，你需要一些基线数据帮助了解现有设备的情况：

◎保存一份最新的设备库存清单

◎了解库存设备的价值

◎掌握对设备支出敏感的预算线

◎掌握设备耗材的使用率

一份库存清单显示你所有设备信息

通常，了解你所拥有的设备意味着：

要知道：

你有些什么设备类型/种类

这些设备有多少数量

这些设备在哪儿方位

设备当前的状况状态

设备处于生命周期的哪个阶段运行时长/预期寿命

要掌握：

一些更新信息的方法准确性

什么是库存清单

设备库存清单可以由几个单独列出的具体设备类型的清单组成（如医疗设备、设施、办公家具或工具），或所有设备类型的组合列表。

下表展示了建立最小的设备库存清单所需收集的信息类型。

库存清单可以是：

◎只是这些记录表的简单汇编，包含每个部门所掌握的设备列表；

◎或者可以把收集到的每种设备的信息输入到库存清单中；

◎或者可以把信息输入到计算机程序中。

这样的清单可以通过多种方式组织和分类。虽然通过卡片检索系统也可以实现信息分类，但是如果你拥有一份电子清单将会更容易实现。你可以采用有利于你的方式分类信息，如：

◎按字母顺序

◎按位置

◎按制造商

◎按用途/功能

◎按使用年限

◎按清单编号

如果你的设备清单涵盖非常多的设备或项目，那就必须对清单上的内容有所侧重选择。例如，需要列出所有手术刀和听诊器吗？或者只简单地列出各套手术器械的数量（前提是对每套器械所含物品已取得共识），或仅列出高于某一价值的项目？

肯尼亚的阿加汗基金会（私立）医院发现，如果列出所有设备，清单的内容会相当复杂。因此他们一致决定使用一个会计学中叫做“资本支出项目”的定义，选择的“资本项目”要满足以下条件：

◎成本在250美元及以上；

◎有至少一年的使用寿命，并且

◎是特定的有形物品。

有关设备的其他信息也应以文档形式保留，但不一定录入库存清单中。如

◎制造商及本地代理商的地址

◎供应商及其本地代表的地址

◎技术评级

◎保修期

◎支付价格

◎相关的外部资助机构

◎耗材、配件和备件的储备

◎调试时的检验测试结果

◎计划内预防性维护的频率

◎维护合同和维护承包商的详情

◎维护历史

初始工作需要同时建立设备库存清单和库存清单编码系统，这可能需要相关专业人员的支持。

建立设备库存清单

谁来建立？

许多医疗机构都由物资保管人员负责管理财产总目录，这包含每个部门的所有物品（包括办公家具、塑料物品和玻璃器皿、垃圾箱、告示板、挂钟等）。各个房间内物品的信息记录在一张卡片上（通常贴在门后面），同时，物资保管人员保存一份纸质副本。每个物品通常都标记上库存编码。

然而，该财产总目录所包含的细节信息还不足以制定设备维修计划，而且在计算机上操作或更新数据并不容易，因此需要建立一份“设备库存清单”的独立记录。该记录包括技术详情并且仅限于与设备相关的物品——换句话说，要在这些物品的整个生命周期内对其进行维护。

如何创建？

初始库存清单的建立，需要工作人员（包括技术人员）访问每个部门，检查每台设备的状况，记录所有的细节信息。不要低估，这项工作的工作量很大，每个房间、橱柜、抽屉、工作台、架板和仓库都必须检查到位。

建立库存编码

库存编码是HTM（医疗技术管理）体系用于标注每个独立设备的数字串，以便能从众多相似设备中进行精确识别。这种做法非常重要，例如，你可以仔细研究特定型号真空泵的维护历史，也可比较所有真空泵的性能。

马拉维的中央卫生部对电子记录的设备使用一个基本的六位序列号编码。每当运行一个设备，只要在电脑输入其基本代码，即能看到该设备的库存详情及维护历史。

萨尔瓦多的公共医疗服务中央维护部开发了一个先进的13位库存代码编号系统，其中包含设备类型和定位信息。负责编码的工作人员需要大量的知识（技术、医疗和行政）。利用这些人才的技能知识，他们还创建了一个小型代码手册，可凭借它查找正确的代码。

纳米比亚中央卫生部的办法是在设备上贴条形码，而不是把库存代码标注到每个设备上。他们建立了商业条形码系统程序，并安装在可以读取代码的计算机、扫描仪上。

提示：

禁止通过刮擦或刻画字母的方法（如设施的名称）为手术器械做标签，这样做会损坏保护层，导致灰尘和污水在槽中堆积，从而产生腐蚀，染色或生锈，最终导致设备的毁损。同样，凹槽也使得设备难以充分去污。

——摘自《医疗技术管理指南》（本套丛书系引进英国国际发展署针对发展中国家的需要资助出版的临床医学工程管理指南性丛书）

《医疗技术管理指南》中文版 编译/主编周丹